5 điểm chết trong Teamwork: Để khắc phục, người lãnh đạo cần làm gì?

Sự tin tưởng là nền tảng của một đội ngũ giỏi và chính niềm tin có thể tạo nên xung đột. Cả nhóm trở nên hỗn loạn khi họ không thể đối phó với xung đột một cách hiệu quả. Mọi mối quan hệ ý nghĩa đều cần sự xung đột lành mạnh để phát triển. Mâu thuẫn lành mạnh xảy ra khi mọi người thảo luận về vấn đề trước mắt mà không công kích cá nhân và chỉ tìm kiếm giải pháp tốt nhất cho cả nhóm. Các tập thể thường có khuynh hướng tránh né xung đột và tạo nên sự hòa hợp giả tạo.

“…bản thân sự hòa hợp là tốt nếu đó là kết quả của quá trình cùng nhau giải quyết các vấn đề và mâu thuẫn. Nhưng nếu đó là sự hòa hợp có được từ việc mọi người không bày tỏ ý kiến và mối bận tâm thật sự của mình thì đó không còn là điều tốt nữa.”

Chúng ta luôn đeo mặt nạ và cố gắng tỏ ra tử tế với mọi người. Tuy nhiên, xung đột lành mạnh là yếu tố cần thiết để đội ngũ hoạt động hiệu quả. Điều này cho phép mọi người có cuộc trò chuyện ý nghĩa, cởi mở chia sẻ mà không sợ bị trả thù hay chỉ trích. Một trong những điểm yếu tồi tệ nhất của một nhóm chính là mọi người trong nhóm luôn đồng ý với mọi thứ.

Người lãnh đạo cần khuyến khích, hỗ trợ và giữ cuộc tranh luận đi theo hướng có ích. Những thành viên né tránh xung đột sẽ không bao giờ đưa ra được các quyết định mà cả nhóm có thể cam kết làm theo. Một nhóm hiệu quả và lành mạnh luôn chấp nhận mâu thuẫn như một phần của đội ngũ để có thể học hỏi và đối phó với nó một cách hiệu quả.

“…các cuộc họp và các bộ phim có khá nhiều điểm tương đồng…Một bộ phim có thời lượng trung bình trong khoảng chín mươi phút tới hai tiếng. Cuộc họp cũng cỡ đó…Mà các cuộc họp thì có tính tương tác, trong khi các bộ phim thì không…Và quan trọng hơn, bộ phim không thật sự có ảnh hưởng gì tới cuộc sống của chúng ta….[và]…Bộ phim hay nào cũng có sự xung đột. Thiếu yếu tố đó, chúng ta sẽ không thật sự quan tâm đến những gì diễn ra với các nhân vật trong phim.”

Khi làm việc nhóm, người đứng đầu cần hiểu tầm quan trọng của mâu thuẫn nội bộ và phải cẩn trọng để không dẫn dắt nhóm mình đi đến những giải pháp hấp tấp chỉ để bảo vệ các thành viên. Điều quan trọng đối với người đứng đầu là giúp đỡ các thành viên học hỏi và phát triển kỹ năng giải quyết mâu thuẫn. Cách tốt nhất để thực hiện điều đó là người lãnh đạo phải “dẫn dắt bằng cách làm gương”, xây dựng hành vi mẫu mực thay vì cố gắng xoa dịu xung đột.

Khi cả nhóm tham gia vào một cuộc xung đột hữu ích, họ có thể tự tin cam kết và tin tưởng vào các quyết định. Sự cam kết là một phần của sự minh bạch và tận tâm. Trong một nhóm hiệu quả, các thành viên đưa ra quyết định rõ ràng và tin rằng họ có sự hỗ trợ từ các thành viên trong nhóm. Không lắng nghe những băn khoăn của các thành viên trước khi đưa ra quyết định thường gây ra sự thiếu cam kết. Không có tranh luận thì sẽ không có cam kết.

Các thành viên sẽ không thật sự tin tưởng một quyết định khi ý kiến và suy nghĩ của họ về vấn đề đó chưa được quan tâm và thảo luận. “Nếu chưa được đóng góp ý kiến, họ sẽ không tin tưởng vào quyết định cuối cùng”. Điều này không có nghĩa là tìm kiếm sự đồng thuận, mà là bảo đảm tất cả mọi người đều được lắng nghe.

“Điểm mấu chốt ở đây là đa số những người lý trí và biết điều sẽ không cần mọi thứ phải theo ý họ trong lúc thảo luận. Họ chỉ cần được lắng nghe và biết rằng ý kiến của mình được xem xét và phản hồi.”

Cuối buổi thảo luận, mọi người cần hiểu được vấn đề và có thể nói rằng, “Tôi có thể không đồng ý với ý tưởng của anh, nhưng tôi hiểu và có thể hỗ trợ anh”.

Khi người ta không được bày tỏ hết ý kiến của mình và không có cảm giác được lắng nghe, thì họ sẽ không làm theo những quyết định được đề ra.

Người lãnh đạo có thể thúc đẩy sự cam kết bằng cách xem xét mọi quyết định then chốt ở cuối cuộc họp, sau đó vạch rõ trách nhiệm và thời hạn.

Một nhóm thiếu sự cam kết thì cũng sẽ không có trách nhiệm. Muốn đội ngũ có trách nhiệm, mọi thành viên phải hiểu rõ những gì người khác kỳ vọng ở họ.

“Mọi người sẽ chẳng yêu cầu nhau phải có tinh thần trách nhiệm nếu họ không thật sự đồng ý với kế hoạch đề ra.

Điều quan trọng là mỗi thành viên phải có trách nhiệm với nhóm, nghĩa là họ luôn thực hiện đúng cam kết của mình với nhóm. Cả nhóm cùng giữ nhau chịu trách nhiệm tạo ra thành quả và đạt đến chuẩn mực cao trong công việc. Mỗi thành viên phải có trách nhiệm và chấp nhận khi người khác giao trách nhiệm cho họ.

Khi cả nhóm không chịu trách nhiệm lẫn nhau, lý do thường là vì họ không nắm được tiến triển công việc. Điều quan trọng là làm rõ các tiêu chuẩn của nhóm, vạch ra những việc cần làm, người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành. Sự mơ hồ chính là kẻ thù của trách nhiệm.

Người đứng đầu cần làm rõ kết quả để mọi người có thể nhìn nhận, khen thưởng những góp phần vào thành công của cả nhóm. Trách nhiệm của người lãnh đạo là giữ cả nhóm tập trung vào kết quả công việc.